سكرتارية مكتب محاماة – تنظيم وإدارة مواعيد العملاء

نبذة عن الوظيفة

تبحث مجموعة محمد الجاسم القانونية عن سكرتارية لتنظيم الأعمال الإدارية اليومية للمكتب، وتنسيق المواعيد والمراسلات والملفات، وإدارة اتصالات العملاء وحجوزات الاستشارات ومتابعتها. تتطلب الوظيفة مهارات تنظيم وتواصل عالية وخبرة في الأنظمة المكتبية والبدالة ومنصات الواتساب وأدوات الذكاء الاصطناعي.

المهام الرئيسية

• تنظيم جدول مواعيد الإدارة والمحامين وتنسيق الاجتماعات وإرسال التذكيرات.
• استقبال العملاء والزوار وتوجيههم وفق المواعيد المحددة.
• إدارة البريد الإلكتروني والرسائل الواردة والصادرة وصياغة الخطابات.
• إعداد مستندات الاجتماعات وتدوين المحاضر ومتابعة تنفيذ التكليفات.
• إنشاء وتنظيم ملفات العملاء والقضايا وأرشفتها إلكترونيًا مع الحفاظ على سريتها.
• متابعة مكالمات العملاء عبر البدالة وWhatsApp Business وتوجيهها إلى القسم المختص.

الملف المطلوب

• خبرة سابقة في السكرتارية والإدارة المكتبية، ويفضل داخل مكتب محاماة في الكويت.
• إجادة اللغة العربية كتابةً وتحدثًا ومستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
• القدرة على العمل من مقر المكتب داخل الكويت.
• مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت والقدرة على التعامل مع مواقف حساسة وضغط العمل.

المهارات المطلوبة

• إتقان برامج Word, Excel, Outlook, Google Sheets.
• خبرة في استخدام نظام CRM ومنصة monday.com.
• إدارة مكالمات عبر البدالة الهاتفية.
• استخدام WhatsApp Business API.
• الاستفادة من أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT, Claude, Gemini في صياغة المراسلات وإعداد التقارير.